По завершению периода совместной рекламной кампании (далее — СРК) необходимо предоставить пакет документов:
1) Заявка на рекламу (которую мы согласовали до начала СРК).
2) Отчет о понесенных расходах (приложение к протоколу согласования суммы) — это документ подтверждающий расходы на СРК.
В отчете необходимо указать все закрывающие документы по понесенным затратам по СРК (указать номер, дату документа и сумму).
Смотрите ШАБЛОН: Отчет о понесенных расходах
Если вы работаете с НДС, то необходимо предоставить счет-фактуру к данному отчету, либо УПД (статус №1);
Наименование услуги в данном документе: "Возмещение рекламных затрат за период с ….по….по агентскому договору №… от…."
Смотрите ШАБЛОН: Счет-фактура возмещение рекламных затрат
Перед отправкой оригиналов документа отчета нам, вам надо будет сделать копии закрывающих документов, подтверждающих понесенные затраты. Данные копии должны быть заверены (Копия верна/подпись/печать) или документы от ваших поставщиков должны быть заверены вашей компанией
Смотрите ОБРАЗЦЫ ЗАПОЛНЕНИЯ: Счет-фактура от поставщика 1 и 2
Вознаграждение по Агентскому договору согласно пункту 4.2 — вознаграждение составляет 1 000 руб. Вам необходимо предоставить закрывающие документы на данную сумму.
Если вы работаете без НДС, то это может быть АКТ выполненных работ или УПД со статусом №2.
Смотрите ШАБЛОН: Акт об оказании услуг на 1 000 руб или УПД со статусом №2.
Если вы работаете с НДС, то это АКТ выполненных работ и счет-фактура, либо УПД со статусом №1.
Смотрите ШАБЛОН: Счет-фактура вознаграждение агента
Фото и видео отчет размещенной рекламы — направляется в первый день запуска СРК и по завершению СРК.
Разрешение на установку и эксплуатацию рекламной конструкции (для наружной рекламы), эфирные справки ( для ТВ и радио роликов). Документы отчета (сканы) направляете по электронной почте вашему менеджеру или менеджеру по рекламе.
Смотрите ОБРАЗЕЦ: Разрешения на установку и эксплуатацию рекламной конструкции
3) Протокол согласования суммы.
Сумма протокола согласования суммы должна быть такая же, как в отчете о понесенных расходах.
4) Акт сверки.
Необходимо предоставить АКТ сверки с ООО "Инсварком", в котором отражены суммы по СРК, а именно сумма вознаграждения агента 1000 руб., и сумма компенсации по отчету (50% - 1000 рублей).
5) Примеры отчетов (с НДС и без НДС).
В данном разделе представлены примеры оформления отчетов по СРК:
ПРОВЕДЕНИЕ ОТЧЕТА ПО СРК
- Срок предоставления документов
По завершению СРК срок предоставления документов для проверки составляет 14 календарных дней.
- Проверка документов
Проверка документов отчета, а также их корректировка (при необходимости), выполняется в течение 30 календарных дней.
После подтверждения корректности документов необходимо направить оригиналы в установленный срок.
- Условия компенсации
Компенсация затрат на СРК составляет 50% от согласованной суммы, указанной в Протоколе, а также включает вознаграждение агента в размере 1000 руб., отражаемое в акте.
Компенсация осуществляется только после получения оригиналов корректно оформленных документов.
- Порядок проведения и взаимозачета
Проведение документов в бухгалтерском учете ООО «Инсварком» осуществляется только после получения оригиналов всех корректных документов.
Компенсация затрат производится путем зачета взаимных требований после отражения документов в бухгалтерском учете.
Документы по взаимозачету предоставляются после завершения проведения отчета.